#GTD，高效办公利器！帮你节省工作中的每分每秒！

什么是GTD？

在最早听说GTD，是我在毕业后到深圳一家游戏公司工作，在职场上学到的第一个技能。事实证明，掌握GTD，对于个人办公，提升工作效率，是非常有帮助的。

据百度百科记载，

GTD就是Getting Things Done的缩写，意思是“把需要做的事情处理好”，是一个管理时间的方法。

百度百科

图片来源网络

但GTD是一种指导思想，如果在实际工作中，能有一款工具，可以切切实实地帮我们提升办公效率，节省10分钟，或半小时，那该多好。特别在团队多人一起办公时，面对复杂项目时，也能轻松搞定，那就是真的太棒了！！

YesDev项目管理工具，提升办公效率的利器

YesDev项目管理，一款团队协作SaaS工具，可以在线管理你团队的工作、项目和任务。它能为你和你的团队，节省工作中的每一分每一秒。它里面有很多很棒的功能，例如：项目管理  /  工作排期  /  邮件生成  /  一键复制 。

据个人主观感觉，YesDev可以在以下场景节省你的办公时间。

• 1、进行团队工作排期（每排期一次，就可以节省30分钟+）

• 2、邮件生成（每写一封邮件，就能节省20分钟以上）

• 3、一键复制项目功能（每汇总一次，就可以节省10分钟以上）

• 4、一键复制需求功能（每次复制，节省5分钟以上）

• 5、传送门，精确找到你要的参考资料（每次点击，节省3分钟）

• 6、快速找到你的PRD（每次打开，节省2分钟）

• 7、工作组（避免不必要的信息干扰，让工作更专注）

• 8、其他更多节省时间的小功能

下面分别介绍。

1、进行团队工作排期（每排期一次，就可以节省30分钟+）

在日常工作中，对于TeamLeader以及项目负责人，经常要做的一件事情就是向上汇总，以及进行工作安排。那么在工作安排，或者安排人员进行新的任务时，首先就是需要有现在团队成员的工作计划，才能更合理进行任务分配。

在以前，需要每次询问，多方确认，现在，使用YesDev，就能立即查看到你需要的信息。整个团队的工作情况，一目了解。

此外，如果你是项目负责人，只是虚拟专项的负责人，而不是行政上的管理者，也可以使用工作排期功能，查看和你一起参与项目的其他部门人员的工作情况，从而快速了解整个项目的推进情况，灵活安排，及时调整。

在上面工作排期，你还可以导出排期到Excel，方便在任何场合下进行传达。

2、邮件生成（每写一封邮件，就能节省20分钟以上）

其中，以邮件生成为例，它可以帮你生成你想要的项目进度邮件、个人周报邮件，团队周报等。如果你以前汇总或编写一次邮件需要30分钟，那么用这个工具，可以1秒钟就能生成你要的邮件内容，只需要稍微修改，就可以发给团队和领导。相比之前的方式，每写一封邮件，都可以节省10分钟以上。

例如，生成项目进度邮件后，你可以立即获得类似如下的邮件（相当于有一位机器小助手，帮你悉心汇总好了）。

3、一键复制项目功能（每汇总一次，就可以节省10分钟以上）

又如，一键复制功能。平时，在团队内，或者对外沟通，或者向老大汇报时，都要多方收集需要的进度、风险和排期。有了YesDev，它可以做到一键复制项目，还可以一键复制需求，然后把汇总后的内容，直接发送到微信、企业微信、钉钉、QQ、飞书等聊天工具。是不是很棒？

在项目详情中，点击一键复制：

复制后的项目内容如下（大家可以对比图中的内容）：

【YesDev V1.3 版本】负责人：黄俊华, 工时：59 H/ 78 H，进度：76%   1、YesDev V1.3 版本需求合集，黄禅宗，2021-01-15，已完成 2、YesDev V1.3 版本 TopThink自动注册，黄禅宗，2021-02-01，已完成 3、YesDev v1.3 微信登录，黄俊华，2021-01-20，需求中 4、YesDev v1.3 周报，黄禅宗，2021-01-22，需求中 5、YesDev v1.3 需求池完善筛选，黄俊华，2021-01-21，已完成 6、YesDev v1.3 一键复制，黄俊华，2021-01-22，已完成 7、YesDev v1.3 时间变更纪录，黄俊华，2021-01-22，需求中   http://www.yesdev.cn/platform/project/projects-detail?id=58

复制的内容中，包括了每个需求的进度情况，需求是什么，谁负责，什么时候完成，当前是什么进度，一目了解。

粘贴并发送到微信群，PC版的效果是：

手机微信上看到的效果是：

你也可以在发出前，再根据你的需要编辑下。

4、一键复制需求功能（每次复制，节省5分钟以上）

如果你对某个需求特别关心，还可以一键复制需求。以便获取这个需求下，全部相关的任务，以及人员安排情况。

例如：

复制到的内容是：

【YesDev v1.3 周报】负责人：黄禅宗，计划上线：2021-01-22，状态：需求中   1、周报，王敏杰，2021-01-26，DOING 2、周报API，黄俊华，2021-01-27，DOING   http://www.yesdev.cn/platform/requirements/reqm-detail?id=47

粘贴到微信群，发送后效果是：

用手机微信查看，效果是：

5、传送门，精确找到你要的参考资料（每次点击，节省3分钟）

平时工作中，总会有很多重要的信息，例如XXX测试环境的体验账号、API接口文档、蓝湖的设计稿、某篇技术博客、Github代码仓库链接，等。同时，这时信息，都是和具体某个项目有关的，具有一定的时效性。

在做项目过程中，你会频繁用到这些信息，并且 需要不断更新和维护。当项目完成后，你只有到回顾总结或有时才需要用到。因上，在项目详情中，YesDev提供了传送门，想去哪里就去哪里。

每次访问传送门，估计能节省3分钟，避免了翻查聊天纪录找历史资料，或者文档的时间。

6、快速找到你的PRD（每次打开，节省2分钟）

针对产品原型PRD，你可以把和你当前工作状态相关的PRD，拖拉到 TODO、DOING、DONE 这三个状态，这样每天都能快速找到你想要的PRD。

相比以前存在记事本，每次打开，可以节省2分钟。

7、工作组（避免不必要的信息干扰，让工作更专注）

当企业团队规模越大时，事情就会越多，并且项目会日益庞大。如果什么项目都关注，或者都看一遍，一个人的时间是有限，每天工作8小时，项目如果没设置一道边界，很容易在工作中被信息淹没。

我以前的总结是，我们上班所接收到的信息量，就像自来水。

一开始，是水龙头般速度的自来水冲击；当你的能力变强时，或者职级上升后，或者从基层转为管理者时，你要接收的信息量就会成倍增加，这时可能是类似消防水枪那样的信息量和压力冲击。任何一个人，大脑的承受能力和处理速度都是有限的。再往后，“能者多劳”，或者你还需要处理像洪水一般的信息量，其难度可想而知。

因此，让每个团队的成员，避免不必要的信息干扰，是让团队高效办公的前提之一。就好比如，高速路旁边的隔音墙。

YesDev的工作组，就像微信的群，只有进群的人，才能看到相应的项目信息。非常灵活。

8、其他更多节省时间的小功能

除上面介绍的功能外，YesDev还有关注项目，可以关心你想关心的项目、需求、和问题；YesDev还有项目置顶功能，把你最关心的项目放在最前面；YesDev还有最新消息，让你知道最新的工作安排和实时情况。当然，YesDev还有工作台，提供了精简的任务看板。

怎么在线使用YesDev工具？

访问YesDev官网，http://www.yesdev.cn，你可以免费注册，或者用微信扫码登录。扫码后，你可以创建新的团队、组织或企业，也可以绑定已有的账号。

创建团队后，你就是团队管理员，可以邀请团队一起使用，共同高效办公。还可以根据团队情况，灵活设置工作组，以及产品业务线。接下来，就是提需求、进行项目排期，安排团队一起参与，共同完成。最后，进行质量验收，发布上线，上市投产使用。

本文分享自微信公众号 - 小白开放平台（yesapi）。
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